BỘ CHỨNG TỪ BẮT BUỘC CẦN CÓ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU GỒM NHỮNG GÌ ?

    1. Hợp đồng thương mại (Hợp đồng mua bán):

Đây là chứng từ đầu tiên giữa bên mua và bên bán. Là văn bản thỏa thuận của 2 bên. Đây là chứng từ quan trọng nhất là căn cứ xác định trách nhiệm, rủi ro và chi phí giữa các bên mua bán  liên quan tới hàng hóa thanh toán. Chứng từ này do người bán phát hành hoặc có thể người mua phát hành

Có các loại hợp đồng thường gặp như:

• Sale contracts hợp đồng bán hàng trong trường hợp mua bán thương mai.
• Agreemnent: thư thỏa thuận bán hàng, tương tự như hợp đồng thương mại nhưng dùng trong trường hợp mua bán hàng không nhăm mục đích thương mại như cho biếu tặng.
• PO (Purchase order): Dùng khi người mua cần gửi yêu cầu mua hàng tới người bán, giá trị thấp hơn hợp đồng, trong một số trường hợp PO có tác dụng tương tự như hợp đồng.

Một điều lưu ý, hợp đồng la chứng từ rang buộc thanh toán và các điều kiện khác giữa 2 bên mua bán chứ không phải chứng từ bắt buộc phải có khi xuất trình bộ chứng từ thông quan xuất nhập khẩu.

    2. Hóa đơn thương mại (Invoice)

Là chứng từ có giá trị thanh toán trong bộ chứng từ, người bán dùng để đòi tiền người mua, hải quan dựa vào INV để xác định giá xuất nhập khẩu cơ bản người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên INV để kê khai giá trị hải quan. Xin nhấn mạnh, hóa đơn thương mại là chứng từ rất quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế, nó sẽ theo bạn suốt quá trình thanh toán và lưu trữ:

Các loại hóa đơn được phân loại cơ bản như sau:

• Hóa đơn có giá trị thanh toán: Commercial invoice; tax invoice; invoice.
• Trường hợp hóa đơn không phải trả tiền: Non Commercial invoice
• Hóa đơn không có giá trị thanh toán chỉ như một phiếu đối chứng: Proforma invoice
• Hóa đơn phát hành theo dõi tình trạng giao hàng: shipping invoice
• Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự: là hóa đơn xác nhận của lãnh sự quán nước người mua làm việc tại nước người bán, có tác dụng thay thế giấy chứng nhận xuất xứ.
•  Provisional Invoice – Hóa đơn tạm tính: là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp sau: giá bán là giá tạm tính, việc nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện tại cảng đến, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi giao hàng xong mới thanh toán dứt khoát…
• Final Invoice – Hóa đơn chính thức: là hóa đơn dùng cho lần thanh toán cuối cùng trong trường hợp lô hàng được thanh toán nhiều lần.
• Neutral Invoice – Hóa đơn truy cấp: là hóa đơn được sử dụng khi người mua có yêu cầu và được ngân hàng chấp thuận để người mua sau có thể sử dụng hóa đơn này để bán hàng cho người khác.

3. Bảng kê hàng hóa (Packing List):

Là danh sách với thông tin đóng gói chi tiết của hàng hóa được vận chuyển. Packing List cung cấp thông tin cần thiết cho mục đích vận chuyển, chẳng hạn như chi tiết hóa đơn, người mua, người nhận hàng, quốc gia xuất xứ, tàu / ngày bay, cảng / sân bay xếp hàng, cảng / sân bay dỡ hàng, địa điểm giao hàng, nhãn hiệu vận chuyển / số container, trọng lượng / khối lượng hàng hóa và thông tin chi tiết đầy đủ nhất của hàng hóa, bao gồm cả thông tin đóng gói.

    4. Vận đơn:

Vận đơn là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển. máy bay.. do hãng tàu hoặc hãng bay phát hành gọi là vận đơn chủ ( MBL / MAWB) ngoài ra các công ty FWD cũng có thẻ phát hành vận đơn thứ để theo dõi tình tình vận tai hàng hóa ( HBL/ HAWB).

Một số cách phân biệt vận đơn bạn có thể tham khảo:

Xét về mặt pháp lý có:

            + Straight B/L – Vận đơn đích danh.

            + To order B/L – Vận đơn theo lệnh.

            + To bear B/L – Vận đơn vô danh/xuất trình.

Xét về mặt ghi chú trên vận đơn:

            + Clean B/L – Vận đơn hoàn hảo/sạch.

            + Unclean B/L – Vận đơn không hoàn hảo/không sạch.

Xét về thời gian phát hành vận đơn:

            + Shipped on board B/L – Vận đơn đã xếp hàng.

            + Received for shipment B/L – Vận đơn nhận hàng để xếp.

Vân đơn là căn cứ để các bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng khi xảy ra trouble liên quan tới quá trình vận tải.

     5.Tờ khai hải quan:

Đây là chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ có 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Có các cách phân loại tờ khai hải quan cơ bản như sau:

• Luồng xanh (1)

Không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản của kho bạc hay chưa. Khi đó, bạn có thể xuống cảng lấy hàng.

• Luồng vàng (2)

Chủ hàng xuấttrình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại. Ngoài ra, có thể phải nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng,…

• Luồng đỏ (3)

Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ ở kết quả sẽ gây tốn chi phí, thời gian và công sức của 2 bên.

Nếu có nghi vấn về hàng hải quan sẽ tiến hành nghiệp vụ bẻ luồng để tiến hành kiểm hóa hàng theo quy định thực tế có 3 trường hợp kiểm hóa : Kiểm 5%; kiểm hóa 10% và kiểm hóa toàn bộ hàng.

• Thời hạn khai báo hải quan với hàng xuất: Chậm nhất là 8 tiếng trước khi hàng được bốc lên tàu
• Với hàng nhập chậm nhất là ngày thứ 30 từ khi hàng tới cảng nhập khẩu.

Nguồn: sưu tầm