Quản trị hàng tồn kho là một công việc vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Theo đó mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu vào, đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm thành phẩm tại mọi thời điểm, tăng năng lực cạnh tranh. Giải pháp quản trị hàng tồn kho tốt phải giải quyết được các bài toán:

       Thứ nhất, lượng hàng tồn kho như thế nào là tối ưu?

       Thứ hai, phải luôn đảm bảo hàng tồn kho nằm trong mức an toàn, không vượ quá ngưỡng tối thiểu và tối đa;

       Thứ ba, quyết định khi nào nên nhập thêm nguồn nguyên liệu;

     Cuối cùng, quyết định khi nào cần tăng cường hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm.

1. ABC analysis trong quản trị hàng tồn kho

Mô hình quản lý hàng tồn kho ABC là gì?

Mô hình quản trị hàng tồn kho ABC thường được sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau. Từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.

Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số. Hàng hóa được khuyến cáo chia thành 3 thể loại:

• Nhóm A: Bao gồm những loại hàng dự trữ có giá tri hàng năm cao nhất, với giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá tri hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng dự trữ.

• Nhóm B: Bao gồm những loại hàng dự trữ có giá tri hàng năm ở mức trung bình, với giá trị từ 15% – 25% so với tổng giá tri hàng dự trữ, nhưng về sản lượng chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ.

• Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, khoảng 5% tổng giá tri các loại hàng dự trữ, tuy nhiên số lượng chúng chiếm khoảng 55~ so với tổng số loại hàng dự trữ.

Ưu điểm của mô hình quản lý tồn kho ABC:

Phân tích ABC là một bộ khung đơn giản để tìm ra những mặt hàng nào trong kho là quan trọng nhất, và việc này sẽ dành phần lớn thời gian trong việc kiểm soát và quản lý kho. Phân loại hàng tồn kho theo phương pháp ABC được sử dụng chủ yếu cho các nhiệm vụ chính:

• Xác định mức tồn kho an toàn để duy trì, để tránh tình trạng thiếu tồn kho đối với những mặt hàng quan trọng.

• Xác định các mức phù hợp trong việc quản lý hàng tồn kho, trong đó các mục ưu tiên có thể được kiểm tra thường xuyên hơn hoặc được đếm tự động để bổ trợ cho việc kiểm tra thủ công.

Nhược điểm của mô hình quản lý tồn kho ABC:

Việc phân tích ABC theo cách truyền thống có thể thiếu linh hoạt. Trong một thị trường nơi các xu hướng được cập nhật liên tục và doanh số sản phẩm có thể thất thường, các mặt hàng có thể chuyển từ loại C sang A rất nhanh. Nếu không có phân tích liên tục, phân loại ABC hiện tại của công ty có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời.

Việc liên tục đánh giá lại và phân loại lại giữa ba nhóm có thể tốn rất nhiều thời gian. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến những ảnh hưởng tới lợi ích chung của công ty.

Đánh giá mô hình ABC:

Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.

– Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.

– Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn so với các nhóm khác.

2. Mô hình EOQ đặt hàng kinh tế cơ bản – Economic Order Quantity

Mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ là gì?

EOQ là từ viết tắt của Economic Order Quantity, là một mô hình định lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu mang lại lợi nhuận cao nhất nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu bán hàng của công ty. Đây là mô hình dựa trên 2 loại chi phí là dùng để mua hàng và để dự trữ hàng tồn kho.

Khi chi phí nguyên vật liệu/hàng hóa tăng thì giá vốn hàng hóa giảm, điều này sẽ đẩy các chi phí lưu trữ tăng theo. Từ đó chúng ta có thể kết luận rằng hai loại chi phí nêu trên có tương quan nghịch và mục đích của mô hình EOQ là thực hiện các tính toán sao cho tổng chi phí này càng thấp càng tốt.

Công thức tính của mô hình EOQ

Các giả thiết để áp dụng mô hình:

− Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu hàng năm (D) được xác định và ở mức đều;

− Chi phí đặt hàng (S) và nhận một đơn hàng không phụ thuộc vào số lượng hàng;

− Chi phí tồn trữ (H) là tuyến tính theo số lượng hàng tồn kho.

− Không có chiết khấu theo số lượng hàng hoá: điều này cho phép chúng ta loại chi phí mua hàng hoá ra khỏi tổng chi phí;

− Toàn bộ khối lượng hàng hoá của đơn hàng giao cùng thời điểm;

− Thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng được xác định.

EOQ² = (2 x D x S)/H

Trong đó:

D là số lượng hàng tồn kho cần thiết cho mỗi năm

S là chi phí phải trả cho mỗi lần đặt hàng, bao gồm chi phí vận chuyển, gọi điện, kiểm tra, giao hàng…

H là chi phí lưu kho hàng hóa, bao gồm tiền thuê kho bãi, máy móc thiết bị, điện, nước, lương nhân viên…

Ưu điểm của mô hình EOQ

Đây là mô hình đơn giản, dễ áp dụng rộng rãi trong mọi phân xưởng. Ngoài ra, nhờ có mô hình này, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí như đặt hàng hay hàng hóa lưu kho. Từ đó nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Hạn chế của mô hình EOQ

Mô hình này bộc lộ các hạn chế như:

• Giả định đầu vào là không thực tế: Các yếu tố đầu vào cho mô hình EOQ yêu cầu giả định rằng nhu cầu của người tiêu dùng là không đổi trong ít nhất một năm. Việc này là rất khó vì quy luật cung – cầu trên thị trường luôn biến động, đặc biệt trong tình hịch dịch bệnh căng thẳng như hiện nay;

• Gây khó khăn trong tính toán: việc giả định các chi phí mua hàng và chi phí lưu trữ hàng hóa không đổi khiến việc tính toán tồn kho trong môi trường kinh doanh luôn biến động sẽ trở nên khó khăn.

3. Mô hình POQ đặt hàng theo lô sản xuất – Production Order Quantiy

Mô hình quản lý hàng tồn kho POQ là gì?

Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất POQ trong tiếng Anh được gọi là Production Order Quantity Model. Đây là mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục hoặc khi sản phẩm vừa được tiến hành sản xuất vừa tiến hành sử dụng hoặc bán ra.

Mô hình POQ được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần cho đến khi lượng đặt hàng được tập kết hết.

Công thức tính của mô hình POQ

Giả thiết của mô hình:

− Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng của một loại vật liệu có thể ước lượng được.

− Không sử dụng tồn kho an toàn, vật liệu được cung cấp theo mức đồng nhất (p), vật liệu được sử dụng ở mức đồng nhất (d) và tất cả vật liệu được dùng hết toàn bộ khi đơn hàng kế tiếp về đến.

− Nếu hết tồn kho thì sự đáp ứng khách hàng và các chi phí khác không đáng kể.

− Không có chiết khấu theo số lượng.

− Mức cung cấp (p) lớn hơn mức sử dụng (d). 

POQ² = (2 x D x S)/[(1 - d/p) x H]

Trong đó:

p là mức sản xuất (mức cung ứng) hàng ngày

d là nhu cầu sử dụng hàng ngày (d < p)

Đánh giá mô hình POQ

Đây là mô hình tương tự mô hình EOQ, do đó sẽ có những ưu điểm giống nhau. Tuy nhiên, trong POQ, hàng được đưa đến nhiều lần và nhu cầu sử dụng hàng ngày phải nhỏ hơn mức cung ứng để tránh hiện tượng thiếu hụt. Do đó, nhược điểm của phương pháp này là phức tạp và phải lập kế hoạch liên tục.

4. Mô hình QDM khấu trừ theo số lượng – Quantiy Discount Model

Khái niệm mô hình quản lý hàng trong kho QDM

Mô hình khấu trừ theo số lượng QDM (Quantity discount model) là mô hình dự trữ có tính đến sự thay đổi của giá cả phụ thuộc vào khối lượng hàng trong mỗi lần đặt hàng. Việc khấu trừ theo số lượng thực chất là giảm giá hàng hóa khi khách hàng mua loại hàng nào đó với một số lượng lớn.

Công thức tính QDM

Bước 1: Xác định mức sản lượng tối ưu ở từng mức khấu trừ

QDM² = (2 x D x S)/(I x  Pr)

Trong đó:

D là nhu cầu tính theo đơn vị (hàng năm)

S là chi phí đặt hàng

Pr là giá mua hàng hoá

I là tỉ lệ % chi phí dự trữ tính theo giá mua hàng hoá

Bước 2: Điều chỉnh sản lượng những đơn hàng không đủ điều kiện lên mức sản lượng phù hợp.

Nếu lượng hàng thấp không đủ điều kiện để hưởng mức giá khấu trừ, cần điều chỉnh lượng hàng lên đến mức tối thiểu. Còn nếu lượng hàng cao hơn thì điều chỉnh xuống bằng mức tối đa.

Bước 3: Tính tổng chi phí theo mức sản lượng đã điều chỉnh

Bước 4: Chọn Q* có tổng mức phí hàng dự trữ thấp nhất

Đánh giá mô hình QDM

Mô hình khấu trừ theo sản lượng QDM bị áp chế trong áp dụng khi chỉ phù hợp cho bên mua (hoặc nhận hàng một lần hoặc nhận hàng nhiều lần) trong điều kiện giá mua hàng hóa thay đổi theo lượng mua mỗi lần.

       Ngoài ra còn một số mô hình quản trị hàng tồn kho khác như mô hình tồn kho kịp thời J.I.T – Just in time, mô hình xác suất với thời gian cung ứng không đổi, mô hình phân tích biên tế, mô hình dự trữ thiếu BOQ – Back Order Quantity,... Tùy nhu cầu cũng như tính chất ngành hàng mà bạn có thể lựa chọn cho phù hợp với doanh nghiệp.