Cách viết Email bằng tiếng Anh

I. CÁCH VIẾT FORMAL EMAIL

1. Beginning:
- Mở đầu bức thư bằng một lời chào.
Ex: Dear Mr. Castle/ Dear Mrs. Beckket/ Dear Miss Bradley (Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người đã kết hôn hay chưa. Và nhớ là không sử dụng “first name” trong trường hợp này)
      Dear Sir/ Dear Madam (trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam)

     Dear Mr/Ms (surname) (Nếu bạn biết tên người nhận)

     Dear Sir/Madam | Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận)

- Reason for writing: Nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sư sau để nêu lến lý do viết thư của bạṇ.

    I am writing/write to … (tell about … / let you know about …) Tôi viết e-mail nhằm…

    I would like to … (tell/send/let …) Tôi muốn thông báo, gửi, trao đổi

    I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to…(+N) Tôi viết email về vấn đề

    I am writing on behalf of …(+N) Tôi viết email đại diện cho

    to inform you that … – thông báo với bạn rằng…

    to confirm … – xác nhận…

    to request/ enquire about … – yêu cầu

    I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…

    I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…

- Asking questions: Bạn dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi trong khi viết thư bởi người đọc chỉ dựa vào những câu văn của bạn để có cái nhìn ban đầu về bạn.

   I would be grateful if …Tôi sẽ biết ơn liệu…

   I wonder if you could …Tôi tự hỏi liệu bạn có thể…

   Could you please …? Could you tell me something about …? Bạn có thể? Bạn có thể cho tôi biết về…

   I would particularly like to know …Tôi đặc biệt muốn biết…

   I would be interested in having more details about …Tôi mong muốn có thêm thông tin về…

   Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? Bạn làm ơn có thể giúp tôi….

   I would like to ask your help …Tôi muốn đề nghị bạn giúp đỡ…

- Making a request: Đưa ra lời yêu cầu.

   We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…

   I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…

   Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…

   Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…

   In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….

   It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá

   Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

   Apology: Khi bạn tỏ ra hối tiếc về một việc gì đó, hãy dùng những mẫu câu sau để xoa dịu người đọc.

   I regret to … (tell/inform …) Tôi hối hận/lấy làm tiếc… (kể/thông báo…)

   I am (very) sorry about/for … Tôi rất xin lỗi về…

   I would like to apologize for … Tôi muốn xin lỗi

   Referring to their letter: Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó:

   As you started in your letter, … Như bạn đã trao đổi trong thư của bạn…

   Regarding … Concerning … With regards to … Về việc… Liên quan… Về vấn đề…

   As you told me,… Như bạn đã nói với tôi…

   As you mentioned in the previous one,… Như bạn đã đề cập trong thư trước…

   Thank you for your e-mail of March 15. Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.

   Thank you for contacting us. Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.

   In reply to your request, … Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…

   Thank you for your e-mail regarding … Cám ơn e-mail của bạn về việc…

   With reference to our telephone conversation yesterday… Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…

   Further to our meeting last week … Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…

   It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…

   I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

- Giving good news: Thông báo tin tốt

   We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…

   I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…

   You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…

- Giving bad news: Thông báo tin xấu

   We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…

   I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….

   Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…

   After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…

 - Complaining: Trường hợp bạn muốn than phiền về một dịch vụ nào đó không đáp ứng được nhu cầu như mong đợi:

   I am writing to complain about … Tôi viết thư để phàn nàn/than phiền về…

   You said … but in fact what happened …Bạn nói… nhưng thực tế điều xảy ra…

   We were supposed to stay with British families whereas we actually stayed in a guest house: Chúng tôi mong đợi ở với những gia đình người Anh trong khi đó, thực tế lại ở nhà trọ.

   Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến

- Closing: Khi bạn muốn kết thúc bức thư:

   If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me: Nếu bạn yêu cầu thêm thông tin, làm ơn đừng ngại/ thẳng thắn liên hệ với tôi

   I look forward to hearing from you: Tôi mong đợi tin từ bạn

   Please contact me if you have any further questions: Làm ơn liên hệ với tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào

   I am very happy to get your feedback: Tôi rất vui nếu nhận được phản hồi của bạn

   It is very kind of you if you drop me a line back: Bạn thật tốt nếu có thể phản hồi thư cho tôi

- Signing off: Cuối thư thường có phần chào tạm biệt, tùy vào đối tượng nhận thư là ai, hãy dùng những mẫu sau sẽ giúp bạn hoàn thiện lá thư.

   (If Dear surname): Yours sincerely, (nếu mở đầu thư bạn dùng Dear và tên người nhận)

   (If Dear Sir/Madam): Yours faithfully, (nếu mở đầu thư bạn dùng Dear Sir/Madam)

   Best Regards,

   Best Wishes,

   Regards,

   All the best!

  Continues success,

   Sincerely yours,

   Sincerely,

   Bye for now,

   Talk to you later,

   Talk to you soon,

   Take care,

   Have a nice/good/great/wonderful day!

   Have a nice/good/great/wonderful weekend!

   Have a good one!

- Abbreviations used in letter writing: Một số từ phổ biến bạn có thể viết tắt trong thư mà người đọc vẫn hiểu.

   asap: as soon as possible Ngay khi có thể

   btw: by the way Nhân tiện

   bfn: bye for now Tạm biệt

   brb: be right back Trở lại ngay

   iow: in other words Nói cách khác

   cc = carbon copy gửi cho một ai đó thêm một bản sao.

   enc. = enclosure đính kèm cái gì trong lá thư

   pp = per procuration thay mặt ai ký lá thư (cái này ta vẫn thường thấy trong nhà trường: Hiệu Phó thay mặt Hiệu Trưởng ký văn bản khi Hiệu Trưởng đi vắng hay ủy quyền)

   ps = postscript tái bút

   pto (informal) nhắc người đọc lật trang kế tiếp để đọc

   RSVP (viết tắt của Tiếng Pháp: répondez s’il vous plait) Làm ơn hồi âm

Chú ý: Trong bức thư trang trọng, chúng ta nên dùng:

   + Những từ vựng trang trọng, không nên dùng cụm động từ:

  Ex: “tolerate” nên dùng thay cho “put up with”

   + Những câu phức:

   Ex: Knowing what a good reputation the restaurant has, I was disappointed with this service.

   + Dấu chấm phẩy:

  Ex: The library offers no facilities for borrowing video; this is because of the high cost involved.

II. Cách viết Informal Email

   1. Beginning
 – Cũng như trong bất kì lá thư nào, hãy mở đầu bằng một lời chào
     Ex:Hi Julliet
    Hello John
    Dear mom/ dad
2. Body
    – Giống như phần trên đã trình bày, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức email
    Ex:Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother
    (Nói một cách ngắn gọn là tôi muốn mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của tôi/ để nói với bạn rằng chúng tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của tôi)

    This is to invite you to join us for dinner
    (Bức thư này để mời bạn tham gia với chúng tôi trong bữa ăn tôi nay)

    – Hoặc nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy nói
    Ex:Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you
    ( Cảm ơn email của bạn, thực sự là rất tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn)

    – Ngoài ra
    Ex:I wanted to let you know that I have just graduated for 3 days
    (Tôi muốn cho bạn biết tôi vừa mới tốt nghiệp cách đây 3 ngày)

    I’m writing to tell you about my last holiday
    (Tôi viết thư để kể cho bạn nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tôi)

    – Một số nội dung cơ bản khác

    * Making a request/ asking for information (Đưa ra một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)
     Ex:I was wondering if you could come and see me sometime next week
   (Tôi đã băn khoăn không biết bạn có thể đến thăm tôi vào tuần tới không)

   Do you think you could call Hendry for me? I lost his phone number
    (Bạn có thể gọi cho Hendry giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của anh ấy rồi)

   Can you call me back asap (as soon as possible)?
    (Bạn có thể gọi cho tôi càng sớm càng tốt không?)

    * Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
    Ex:I’am sorry, but I can’t make it/ come tomorrow
    (Tôi xin lỗi nhưng ngày mai tôi không đến được)

    I’m happy to tell you that my sister and Robert are getting married next month
    (Tôi vui mừng thông báo cho bạn rằng chị gái tôi và Robert sẽ kết hôn vào tháng tới)

     Do you need a hand with moving the furniture?
    ( Bạn có cần phụ một tay để di chuyển đồ nội thất không?)

    Would you like me to come early and help you clear up the place?
    (Bạn có muốn tôi đến sớm và phụ bạn dọn dẹp chỗ đó không?)

   * Complaining (Phàn nàn)
Ex:I’m sorry to say that you’re late with the payments
(Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán)

I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected
(Tôi hi vọng bạn sẽ không buồn nếu tôi nói rằng chỗ mà bạn đề nghị chúng tôi chuyển đến không tốt như chúng ta mong đợi)

    * Apologizing (Thư xin lỗi)
    Ex:I’m sorry for the trouble I caused

   (Tôi xin lỗi vì những rắc rối mà tôi gây ra)

    I promise it won’t happen again
   (Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)

    I’m sorry, but I can’t come to the preference next month
  ( Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể tham dự buổi hội thảo vào tháng tới được)

* Attaching files (Tệp đính kèm)
     Ex:I’m attaching/sending you our wedding photos
  (Tôi đã gửi cho bạn những tấm ảnh cưới của chúng tôi)

    Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?
  (Xin lỗi, tôi không thể mở nó ra được. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?)

   3. Ending
    – Cũng như trong “formal email”, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm một trong những câu sau đây
Ex:Hope to hear from you soon
  (Tôi hi vọng sẽ nghe tin tức từ bạn sớm nhất)

    I’m looking forward to seeing you
  (Tôi đang trông chờ để gặp bạn)

– Cuối cùng hãy kết thúc thư bằng 1 số ví dụ thưởng gặp:

    Thanks, (Cảm ơn)

    Thank you, (Cảm ơn bạn)

    With gratitude, (Với lòng biết ơn)

    Sincerely, (Trân trọng)

    Sincerely yours, (Trân trọng)

    Yours sincerely, (Trân trọng)

    Yours truly, (Trân trọng)

    Regards, (Kính trọng)

    Best,

    Best regards,

    Fond regards,

    Best wishes,

    Sincerely,

    Ex:
    Love, Jenny
   Thanks, John
   Take care, dad
   Yours, Lily