HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG WMS

1. KHÁI NIỆM

Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System – WMS) là giải pháp được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động quản lý kho. Cụ thể, giải pháp này giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hàng hóa xuất, nhập kho, hàng tồn, vận chuyển để hỗ trợ hoạt động bán hàng và đặt hàng nhà cung cấp. 

Về cơ bản, phần mềm quản lý kho WMS giúp tối ưu hóa tất cả các quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Thông qua hệ thống quản lý kho WMS quản lý có được cái nhìn tổng quát về hoạt động của kho hàng. Ngoài ra, WMS còn giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa việc sử dụng lao động, đầu tư nhà kho, trang thiết bị. 

Hệ thống quản lý kho WMS đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận. Khi có đơn đặt hàng, hệ thống ngay lập tức thông báo số lượng tồn kho từng sản phẩm. Theo cách cũ, một người phải tự mang đơn đặt hàng và đi kiểm tra tồn kho của từng sản phẩm ở kho. Giờ đây, hệ thống đã kiểm tra hoàn toàn tự động. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. 

2. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG HỆ THỐNG KHO HÀNG WMS

Hệ thống quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý kho tối giản, hiệu quả. Một số lợi ích của giải pháp WMS như: 

Giảm chi phí vận hành 

Kho hàng là bộ phận mất nhiều thời gian, nhân sự để quản lý trong doanh nghiệp. Đây còn là cầu nối với các bộ phận như kế toán, bán hàng, sản xuất… Khi áp dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành. Trong đó bao gồm chi phí kho bãi, nhân sự và các chi phí liên quan đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa. Nhờ hệ thống, các quy trình thực hiện thủ công được cắt giảm, doanh nghiệp không cần sử dụng quá nhiều nhân sự như trước.  

Phần mềm WMS giải quyết vấn đề lưu giữ sản phẩm, nguyên vật liệu và thiết bị để tối ưu hóa “dòng chảy” trong kho. 

Cập nhật tồn kho real time

Hệ thống cập nhật và tổng hợpác báo cáo tồn kho theo thời gian thực. Bộ phận kho và bộ phận kinh doanh theo dõi được dữ liệu để chủ động bán hàng. Dữ liệu luôn được cập nhật sẽ ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá mức gây lãng phí hay nhập quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung. 

Luôn có cảnh báo tồn tối thiểu

Các cảnh báo tồn kho tối thiểu giúp hàng hóa lưu trữ trong kho ở mức độ an toàn. Điều này tránh việc lưu trữ quá nhiều sẽ mất thêm chi phí nhà kho, nhân viên quản lý…Khi hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, hệ thống tự động thông báo để nhân viên kho lên kế hoạch mua hàng mới. Nhờ đó, hàng hóa luôn được duy trì ổn định trong kho.

Tăng năng suất lao động 

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Vì thế bạn chủ động dự báo được số lượng lao động cần cho vận hành. Các quy trình thủ công được cắt giảm để tiết kiệm thời gian làm việc. Ví dụ, thay vì ghi chép thông tin sản phẩm thì nhân viên có thể quét mã sản phẩm. Hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật dữ liệu. Đồng thời, làm việc trên hệ thống giúp hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn. 

Cải thiện bảo mật 

So với việc dùng excel thì hệ thống WMS là lựa chọn tốt nhất để bảo mật thông tin. Mỗi nhân viên chỉ có một vai trò nhất định trên hệ thống. Họ không thể truy cập vào các báo cáo hay phân tích quan trọng. Điều này đảm bảo dữ liệu bảo mật, ngăn chặn tình trạng rò rỉ ra bên ngoài ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của công ty.