Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số lượng hàng hóa trên sổ sách. Trong quá trình kinh doanh khó có thể tránh khỏi việc thất thoát, nhầm lẫn hàng hóa. Việc áp dụng các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho giúp nhà quản lý điều chỉnh số liệu hàng hóa trên sổ sách khớp với số lượng hàng thực tế trong kho.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp tìm ra nguyên nhân chênh lệch hàng hóa từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh và giải quyết nhanh chóng. Kiểm kê là công đoạn không thể thiếu trong quy trình quản lý hàng tồn kho tại các doanh nghiệp nhất là các nhà bán lẻ. Kiểm kê cũng giúp hạn chế số lượng hàng tồn, cung cấp dữ liệu hàng hóa, từ đó giúp quản lý điều chỉnh nhập hàng hoặc xuất hàng phù hợp.
2. Mục đích của việc kiểm kê hàng tồn kho
2.1 Sử dụng hiệu quả, tránh tổn thất về hàng hóa/ nguyên vật liệu
Nếu khâu kiểm kê hàng tồn kho không được thực hiện tốt có thể dẫn tới việc hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn hoặc không sử dụng được tiếp… buộc phải tiêu hủy. Nếu để xảy ra thường xuyên, trong thời gian dài sẽ dẫn tới những tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu hàng hóa/ nguyên vật liệu tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, nói cách khác là hoạt động quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì DN sẽ tránh được lãng phí không đáng có.
2.2 Tiết kiệm chi phí lưu kho
Khi hàng hóa tồn kho với số lượng càng lớn, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải sử dụng nhiều hơn các thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác (điện, nước, nhân công…). Vì thế, cần phải sớm phát hiện những hàng hóa có số lượng tồn kho vượt quá định mức cho phép, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho để có biện pháp giải phóng và lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời.
2.3 Sử dụng hiệu quả và dự trù được lượng vốn lưu động
Nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây lãng phí một lượng lớn vốn lưu động. Khi nhìn vào Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, người quản lý dễ dàng định hướng được việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó có sự điều chỉnh dòng vốn lưu động. Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp.
2.4 Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý, hỗ trợ cho hoạt động sản xuất giúp DN:
- Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy;
- Đảm bảo nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng;
- Đảm bảo báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho chính xác;
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng;
- Giảm thiểu chi phí sản xuất bằng cách sử dụng hợp lý máy móc, thiết bị và nguồn nhân lực;
- Cung cấp đầy đủ bảng kê nguyên liệu nhập – xuất;
3. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
3.1 Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là loại kiểm kê có thời gian được lên kế hoạch cụ thể từ trước, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.
3.2 Kiểm kê bất thường
Kiểm kê bất thường là loại kiểm kê không được lên kế hoạch trước, có thể do nhu cầu của cấp trên hoặc các lý do đặc biệt. Một số ví dụ cho trường hợp này là như khi thay đổi người thủ kho, khi có các sự cố bất thường (mất trộm, cháy nổ,..) chưa xác định được thiệt hại,...
3.3 Kiểm kê toàn phần
Kiểm kê toàn phần là kiểm kê toàn bộ các lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Thường sẽ được tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.
3.4 Kiểm kê từng phần
Kiểm kê từng phần kiểm kê từng loại hàng hóa nhất định tùy theo nhu cầu quản lý. Ví dụ như: chỉ có nhu cầu kiểm kê một loại mặt hàng nào đó, hoặc khi có mất trộm ở một kho hàng.
4. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường sẽ có sự khác nhau theo từng lĩnh vực ngành nghề để đảm bảo thích hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là quy trình kiểm kê phổ biến được áp dụng với phần lớn doanh nghiệp:
4.1 Giai đoạn chuẩn bị
Trước khi tiến hành quá trình kiểm kê, quản lý kho cần phải lên kế hoạch phân công và thông báo kế hoạch này đến các bộ phận và nhân sự liên quan. Quản lý phải đảm đảm rằng nhân viên trong kho hàng nắm được quy trình và kế hoạch kiểm kê. Kế hoạch có thể được thông báo qua thư điện tử hoặc thông qua văn bản quyết định từ cấp trên
Trong một kế hoạch kiểm kê quy chuẩn sẽ bao gồm các nội dung và hoạt động sau:
- Thứ tự ưu tiên các khu vực cần phải kiểm tra hàng
- Phương thức tổng hợp thông tin và đối chiếu kết quả sau khi kiểm kê
- Xây dựng phương pháp kiểm kê hiệu quả tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa. Ví dụ như sử dụng mắt để đếm hoặc dùng thước để đo.
4.2 Giai đoạn tiến hành kiểm kê
Sau khi đã hoàn tất bước chuẩn bị, các doanh nghiệp có thể tiến hành quy trình kiểm kê với các bước sau:
- Bước 1: Nhân viên kho có trách nhiệm lập một bảng kê khai đầy đủ danh mục hàng hóa hiện có tại thời điểm kiểm kê, tác vụ này có thể được thực hiện bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang sử dụng. Danh mục hàng hóa nên được sắp xếp sao cho phù hợp với thứ tự và khu vực hàng hóa trong kho. Điều này sẽ giúp các bước kiểm kê và đối chiếu kết quả dễ dàng hơn.
- Bước 2: Xây dựng các nhóm kiểm kê hàng hóa với 2 nhân viên mỗi nhóm. Các nhóm này sẽ phụ trách kiểm kê số lượng và chất lượng thực tế của hàng hóa tại kho và ghi chú vào bảng kê khai đã lập ở bước 1. Các thành viên của mỗi nhóm có thể ghi chú số liệu độc lập để tăng tính xác thực. Hàng hóa nào đã được kiểm tra sẽ dán sticker để đánh dấu.
- Bước 3: So sánh kết quả kiểm kê trong bảng kê khai của 2 thành viên, hoạt động này nhằm mục đích bảo đảm tính chính xác của quá trình kiểm kê. Nếu số liệu hai bên bị lệch nhau thì phải tiến hành kiểm tra lại ngay.
- Bước 4: Sau khi các nhóm đã kiểm kê và đối chiếu chéo thì tiến hành tổng hợp kết quả lại một lần nữa. Sau đó tiến hành đối chiếu kết quả với sổ sách hoặc báo cáo tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Nếu có sự chênh lệch thì người phụ trách kiểm tra và quản lý kho hàng ngày phải giải trình lý do.
- Bước 5: Sau khi giải trình về lý do xuất hiện chênh lệch giữa thực tế và sổ sách thì doanh nghiệp cần ghi chú lại để làm cơ sở căn chỉnh lại số liệu trên sổ sách hoặc hệ thống.
- Bước 6: Cuối cùng là lập biên bản báo cáo kết quả của quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Nội dung sẽ bao gồm các hoạt động kiểm kê, kết luận cuối cùng và đề xuất các phương pháp khắc phục các vấn đề của kho hàng hàng sắp hết hạn, khu vực lưu trữ kho hàng xuống cấp… theo sau đó là chữ ký xác nhận biên bản của các bên tham gia kiểm kê.
Nguồn: sưu tầm