NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ công ty khách hàng 

• Bộ chứng từ gồm có: 

- Vận đơn đường biển (SEAWAY BILL)

- Hóa đơn thương mại (COMMERCIAL INVOICE) 

- Phiếu đóng gói hàng hóa (PACKING LIST)

• Kiểm tra bộ chứng từ: cần lưu ý những điều sau đây 

- Kiểm tra bộ chứng từ có những chứng từ nào, đầy đủ hay chưa

- Kiểm tra xem các thông tin, tên người gửi, người nhận hàng, số hợp đồng, số hóa đơn trên các chứng từ xem có hợp nhau không.

- Kiểm tra ngày trên chứng từ có tính logic hay không: ngày kí hợp đồng phải trước ngày lập hóa đơn, ngày lập hóa đơn phải trước hoặc có thể trùng với ngày vận đơn, ngày tàu đến phải sau ngày phát hành vận đơn. 

2. Lập tờ khai và khai báo hải quan điện tử 

Quy trình khai báo hải quan điện tử bằng mềm ECUS5 VNACCS như sau:

Bước 1: thiết lập thông tin doanh nghiệp

Bước 2: Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu 

Bước 3: Thực hiện nghiệp vụ IDA

Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, sau đó ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin. Đặc biệt trong bước này, chương trình sẽ yêu cầu xác nhận chữ ký số khi khai báo. Công ty cần có chữ ký số của bên khách hàng để hoàn tất bước này. Tiếp theo nhập mã PIN, rồi đăng nhập, sẽ nhận được kết quả:khai báo thành công và được cấp số tờ khai.Nếu các thông tin trên tờ khai điện tử khai hợp lệ, hệ thống mạng Hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, ngày giờ tiếp nhận, số tờ khai, ngày giờ đăng kí. Ngược lại, nếu thông tin khai báo không hợp lệ thì hệ thống sẽ phản hồi thông tin cho người khai báo để chỉnh sửa và khai báo lại.

Bước 4: Khai chính thức tờ khai IDC

Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng thông tin hệ thống trả về, người khai tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan, chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (IDC)”. Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa.

Bước 5: Lấy kết quả phân luồng

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin lô hàng, nhân viên khai báo hải quan sẽ tiến hành truyền tờ khai qua mạng cho hải quan. Nếu truyền thành công của hệ thống mạng của hải quan sẽ được tự độg xử lý và tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và tự động phân luồng hàng.

3. Lấy lệnh giao hàng D/O 

Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra thông tin người nhận hàng, tên tàu, cảng đi, cảng đến, nơi giao hàng, thông tin hàng hóa có đúng không, xem ngày dự kiến hàng đến để sắp xếp lại bộ chứng từ và thời gian mở tờ khai, tránh tình trạng lấy hàng chậm trễ, phải lưu kho bãi.

Quy trình nhận container bằng eD/O

- Đăng ký tài khoản doanh nghiệp

- Đăng nhập ePort 

- Tiến hành khai báo ePort

- Thanh toán

- Hoàn thành khai báo 

4. Cược cont (mượn cont) đưa hàng về kho 

Số tiền cược cont (mượn cont) sẽ được Hãng tàu sử dụng vào mục đích sửa chữa cont nếu có xảy ra các tình trạng hư hỏng. Nếu như trong quá trình sau khi lấy hàng và trả cont rỗng không có bất kỳ hư hỏng nào thì sẽ được nhận lại toàn bộ số tiền cược cont đã cược. Số tiền cược cont của mỗi hãng tàu sẽ khác nhau, phụ thuộc vào kích thước cont, loại cont.

5. Làm thủ tục hải quan tại cảng 

- Đóng thuế thông quan hàng hóa

- In mã vạch

- Đăng kí phiếu nhập bãi (Phiếu EIR)

6. Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa 

Sau khi hoàn tất các bước trên, nhân viên giao nhận chỉ cần đưa phiếu EIR, danh sách container cho tài xế container của công ty mình. Đưa cho tài xế mã đã được cấp khi thanh toán E-port để kéo container về kho của Công ty.

Nhân viên giao nhận nên ghi kèm thông tin của Công ty nhập khẩu (gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế) và gửi cho tài xế để khi hạ cont rỗng và xuất hóa đơn. Khi đã giao hàng cho kho, nên yêu cầu kho xuất biên bản nhận hàng để chứng minh kho đã nhận hàng đầy đủ, không hư hỏng hoặc kê khai hư hỏng, thiếu sót nếu có.

7. Trả cont rỗng và lấy lại tiền cược cont 

Sau khi chuyển hàng hóa về kho, chuyển hết hàng ra khỏi container và trả cont rỗng tại địa điểm quy định (được ghi trên eD/O), tài xế sẽ nhận giấy xác nhận đã trả cont được địa điểm nhận cont rỗng xác nhận. Sau đó, sẽ giao lại giấy xác nhận trên và giấy xác nhận đã trả cont rỗng đến hãng tàu để thực hiện các thủ tục lấy cược. Nhân viên hãng tàu dựa trên các chứng từ trên, kiểm tra tình trạng của cont và trả tiền cược cont lại cho nhân viên giao nhận.(nếu có) và lưu hồ sơ.

8. Giải quyết tranh chấp (nếu có) và lưu hồ sơ.

• Giải quyết tranh chấp (nếu có)

Việc thực hiện thương mại quốc tế đôi khi sẽ phát sinh những vấn đề nên việc giải quyết tranh chấp là một trong những vấn đề cần lưu ý. Cần phải điều tra, tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục khi xảy ra tranh chấp cũng như các vấn đề đối với hàng hóa nhập khẩu.

• Lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thành xong mọi công đoạn giao hàng, trả cont rỗng,... Nhân viên giao nhận mang hóa đơn liên quan đến bộ chứng từ giao cho bộ phận chứng từ. Bộ phận chứng từ tính toán các chi phí, lệ phí hải quan, phí vận chuyển, phí giám định,... rồi chuyển sang cho bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán sẽ lập bảng kê thanh toán, phiếu thanh toán kèm theo những hóa đơn có liên quan đến lô hàng: hóa đơn GTGT, hóa đơn D/O, hóa đơn đóng lệ phí hải quan và các phí liên quan khác.

Cuối cùng nhân viên bộ phận chứng từ sẽ lưu toàn chứng từ có liên quan.