Những Điều Cần Biết Về Nghề Thu Mua!

I- THU MUA LÀ GÌ ? PROCUREMENT/ PURCHASING LÀ GÌ ? 

Như trong hầu hết các tổ chức kinh doanh, quản lý thu mua liên quan đến con người, quy trình và công nghệ. Vậy thu mua là gì? Thu mua liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng, thanh toán và phân phối hàng hóa, dịch vụ mà một công ty cần trong hoạt động sản xuất và quản lý kinh doanh của mình để tạo ra lợi nhuận như thế nào, cùng xem bài viết dưới nhé.

1. Thu mua là gì?

Thu mua là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động của Logistics và Chuỗi Cung Ứng, thông thường các hoạt động cần thiết trong một công ty bao gồm:

• Lập kế hoạch mua
• Xác định các tiêu chuẩn
• Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
• Phân tích giá trị
• Tài chính
• Đàm phán giá cả
• Mua hàng
• Quản lý hợp đồng cung cấp
• Kiểm soát hàng tồn kho
• Thanh toán.

Để hiểu thêm thuật ngữ Thu mua là gì, mời các bạn tìm hiểu các nội dung sau:

Bộ phận thu mua điển hình

Tổ chức của một bộ phận thu mua điển hình bao gồm: giám đốc thu mua, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính. Giám đốc thu mua sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý việc thu mua hàng hóa. Nhân viên thu mua và nhân viên hành chính là người trợ giúp, làm việc dưới quyền của Giám đốc thu mua. Nhân viên thu mua có nhiệm vụ đảm bảo nhà cung cấp cung ứng các đơn hàng phù hợp cho các nhu cầu của công ty theo, đúng theo các điều khoản và thỏa thuận giao dịch với một mức giá hợp lý. Nhân viên hành chính đảm nhận các công việc cơ bản hơn trong bộ phận thu mua như thực hiện xử lý tất cả các văn bản, hồ sơ theo yêu cầu, sắp xếp các cuộc họp, trợ giúp về các vấn đề trong thu mua, đánh giá và thống kê hàng tồn trữ,…

2. Quy trình thu mua

Quy trình thu mua hàng hóa rất đa dạng. Mỗi công ty, tổ chức thường có một quy trình thu mua hàng hóa khác nhau nhưng đều phải đảm bảo một số yếu tố quan trọng chung như sau: Quy trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ). Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu cầu (đặc tính, thông số kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học, …) Sau đó, một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi đến các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ gửi đến báo giá của họ để đáp ứng các RFQ. Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên các cơ sở là giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng) để đặt ra các đơn hàng. Đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để hình thành nên những thỏa thuận của hợp đồng giao dịch. Tiếp đến, các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận. Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.

3. Nguyên tắc cơ bản của thu mua

Một trong những nguyên tắc cơ bản của thu mua là hàng hóa phải được mua tại mức giá tốt nhất với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Và một trong những phương tiện trợ giúp cho việc quản lý bộ phận thu mua của bạn là các số liệu phân tích thu mua. Những số liệu này có thể được lập dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty bạn Một trong những phương pháp được sử dụng để đảm bảo quản lý thu mua hàng ngày tốt là việc sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để hạn chế các đơn đặt mua hàng và yêu cầu mua hàng. Các đơn đặt mua hàng được sử dụng để mua hàng với một nhà cung cấp đã thỏa thuận. Yêu cầu mua hàng được đưa ra bởi nhân sự trong công ty (không thuộc bộ phận thu mua) khi họ cần một loại sản phẩm cụ thể nào đó cho mục đích bảo dưỡng hoặc nhằm làm tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường. Trong các công ty lớn, việc quản lý thu mua thông qua hệ thống máy tính mang đến nhiều thuận lợi. Không chỉ giúp quản lý việc mua hàng hằng ngày, hệ thống này còn có thể quản lý cả quá trình đấu thầu và các hoạt động quảng cáo thu mua. Dựa trên kết quả bài nghiên cứu về Ứng dụng của hệ thống công nghệ thông tin tại Bộ phận thu mua của khách sạn 5 sao Cairo Hoa Kỳ, do Shedid M., Morsy M., Ghareeb A thuộc khoa Du Lịch & Khách sạn trường Đại học Fayoum tiến hành và được đăng trên tạp chí Quản lý du lịch Mỹ năm 2012, có thể thấy việc ứng dụng công nghệ máy tính vào một loạt các ứng dụng mua sắm bao gồm thông tin liên lạc với các nhà cung cấp, kiểm tra báo giá nhà cung cấp và mua hàng từ danh mục của nhà cung cấp giúp cắt giảm tiêu hao nhân sự bộ phận thu mua và cho phép mua hàng trực tuyến trực tiếp từ danh mục của nhà cung cấp. Việc ứng dụng hệ thống máy tính còn giúp giảm thiểu tối đa hệ thống làm việc bằng giấy tờ, tiết kiệm thời gian góp phần thu nhỏ chu kỳ đặt hàng. Việc đàm phán với nhà cung cấp cũng được sắp xếp hợp lý. Tất cả các công việc như thương lượng, đàm phán, thống nhất về giá cả và điều kiện hợp đồng đều có thể thực hiện thông qua internet mà không nhất thiết phải mất thời gian đàm phán trực tiếp. Như vậy, có thể thấy được những tác động tích cực mà việc áp dụng hệ thống máy tính đến việc quản lí và hoạt động của bộ phận thu mua.

4. Xu hướng thu mua

Đã có một số xu hướng thu mua trong vài năm gần đây. Hai trong số những xu hướng quan trọng nhất là JIT (Just In Time) và e-procurement. JIT bắt đầu xuất hiện tại Nhật Bản vào những năm 90, nó là sự sắp đặt thu mua hàng hóa sao cho lượng hàng hóa đó được sử dụng một cách tức thời, tránh tồn đọng không cần thiết. Trong những năm 2000 thì xu hướng e-procurement trở nên phổ biến hơn nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ và thịnh hành của sức mạnh công nghệ thông tin và an ninh mạng. Xác định được tầm quan trọng của bộ phận quản lý thu mua, công ty bạn liệu có nên xác định một quy trình quản lý thu mua có hiệu quả?

II- NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ NGHỀ THU MUA  (Procurement/ Purchasing)

1. Nghề thu mua (Procurement/ Purchasing) là gì? 

Một bạn sinh viên tâm sự: “Em gia nhập công ty với vai trò là một Quản trị viên tập sự, ban đầu em có định hướng thiên về Marketing. Nhưng chỉ trong vòng 3 tháng ở vị trí Thu mua, em đã hoàn toàn bị choáng hợp với một vị trí có thể coi là “xương sống” của công ty, nơi mà các quyết định và các bản hợp đồng thành công có thể quyết định kết quả hoạt động của một tập đoàn lớn. Mỗi ngày đều rất thú vị với rất nhiều thử thách khách nhau”

2. Định nghĩa thu mua

Thu mua bao gồm các hoạt động thu thập hoặc mua hàng hóa và dịch vụ. Quá trình này bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu cũng như việc tiếp nhận và thanh toán. Nó thường liên quan đến: (1) Lập kế hoạch mua, (2) Xác định các tiêu chuẩn, (3) Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp, (4) Phân tích giá trị, (5) Tài chính, (6) Đàm phán giá cả, (7) Mua hàng, (8) Quản lý hợp đồng cung cấp, (9) Kiểm soát hàng tồn kho, (10) Thanh toán và các chức năng khác có liên quan. Quy trình thu mua thường là một phần của chiến lược công ty, bởi vì khả năng thu mua nguyên vật liệu sẽ quyết định sự thành bại của các hoạt động khác. Một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu giá thu mua đầu vào cao hơn lợi nhuận bán ra, làm cho việc bán sản phẩm trở nên phi thực tế.

 III- CÔNG VIỆC CỦA MỘT CHUYÊN VIÊN THU MUA

1. Tóm lược 

Nhìn chung, một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất xủa công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận. Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.

2. Công việc cụ thể

Làm việc trực tiếp với phòng Kế hoạch và Sản xuất, để lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua. Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, và quản lý quá trình lựa chọn. Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp. Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan. Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí. Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc. Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý. Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch. Xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả. Góp phần củng cố, giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương.

3. Kỹ năng của một chuyên viên thu mua

Đứng dưới danh nghĩa là một người làm trong lĩnh vực thu mua, bạn phải chứng minh một loạt các kỹ năng quan trọng, bao gồm: “năng khiếu” kinh doanh, quản lý tài chính, khả năng giao tiếp và đàm phán, có hiểu biết về thị trường quốc tế, có sáng tạo và luôn đổi mới. Trong môi trường thu mua chiến lược ngày nay, các cá nhân thành công nhất phải biết kết hợp kỹ năng thu mua truyền thống với kỹ năng quản lý tốt các mốt quan hệ – kỹ năng nghe, hiểu biết, giao tiếp và đồng cảm. Kỹ năng mua sắm truyền thống, chẳng hạn như quản lý tài chính, quản lý hợp đồng, giảm chi phí và đàm phán cơ bản sẽ luôn là nền tảng cho quá trình thu mua. Các mối quan hệ hiện tại với các đối tác (nhà cung cấp) ngày nay tương đối bình đẳng. Người mua và nhà cung cấp làm việc với nhau ngay từ khi bắt đầu đàm phán để chia sẻ thông tin, đào tạo, hỗ trợ, đầu vào kỹ thuật và ý tưởng để làm giảm tổng chi phí. Đồng thời người mua cũng cần phải làm việc chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo nhu cầu của họ được đáp ứng và tối ưu hóa quá trình này.

4. Tại sao bạn nên cân nhắc lựa chọn nghề thu mua?

Là một người mua, bạn đang ở trong một vị trí cực kỳ quan trọng trong công ty. Nhưng vì người mua thường xuyên hoạt động đằng sau hậu trường, nhiều người không nhận thức thu mua như là một lựa chọn nghề nghiệp. Người thu mua hàng đầu đang săn đón mạnh mẽ trên toàn thế giới và có thể đạt được vị trí rất cao trong công ty. Cho dù đó là tìm nguồn cung ứng hàng hóa từ các nhà cung cấp địa phương hoặc hoạt động trên chuỗi cung ứng toàn cầu, thu mua dịch vụ và nguồn nhân lực cần thiết với giá hợp lý, đặc biệt là trong môi trường kinh tế khó khăn hiện nay, có thể quyết định sự thành bài của một doanh nghiệp. Hiện nay, nghề thu mua dần dần trở nên rất “hot” tại Việt Nam, nhất là với sự bùng nổ của công nghệ thông tin hiện nay, khoảng cách của người thu mua và nhà cung cấp trở nên gần hơn bao giờ hết. Đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức to lớn cho các bạn mới tập tễnh mới bước vào nghề. Nhưng với kiến thức logistics trong tay, nó sẽ trở thành một công cụ cực kì hữu ích giúp bạn vượt qua những khó khăn này. Nguồn Theo Cips

IV-  KPIs DÀNH CHO BỘ PHẬN THU MUA 

Bộ phận thu mua của bất kì  doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, có một trách nhiệm rất lớn. Nó có nhiệm vụ tìm kiếm hàng hóa hoặc dịch vụ với giá tốt nhất, với số lượng mong muốn và chất lượng được yêu cầu. KPIs cho thu mua  có thể giúp doanh nghiệp hiểu thói quen mua sắm của họ và hiệu suất hoạt động của nhà cung cấp trên hoặc cấp dưới.

1. Số lượng

Đơn đặt hàng đóng vai trò như một hợp đồng khi mua một số lượng nhất định và chất lượng hàng hoá theo điều kiện cụ thể. Khi một nhà cung gửi số lượng hàng hóa không chính xác thì điều này chỉ ra rằng nhà cung cấp có vấn đề về tài chính và có khó khăn trong việc mua nguyên vật liệu cần thiết để cung cấp hàng hóa, hoặc nhà cung cấp có vấn đề với sản xuất với hàng hoá hoặc cán bộ nhân viên của  nhà cung cấp được đào tạo kém .Tính toán số liệu này bằng cách chia tổng số giao hàng có số lượng chính xác cho tổng số giao hàng nhận được.

2. Giao hàng đúng hạn

Một trong những tiêu chí chính của bộ phận thu mua là về thời gian giao hàng. Tiêu chí này này đo lường khả năng của nhà cung cấp trong việc  giao hàng theo đúng thời hạn được yêu cầu. Tính toán các số liệu này bằng cách chia số lần giao hàng đúng hạn cho tổng số lần giao hàng. Ví dụ, nhà cung cấp “A” có tổng cộng 500 lần giao hàng với 450 lần giao hàng đúng hạn thì nhà cung cấp “A” có hiệu suất giao hàng đúng hạn là  (450/500 = 0,90 hay 90%). Giống như tất cả các số liệu khác, có những trường hợp ngoại lệ nhất định trong các dữ liệu được sử dụng để đo tiêu chí này. Ví dụ, một công ty không nên phạt một nhà cung cấp trễ thời hạn giao hàng nếu công ty không tuân thủ theo các yêu cầu về thời gian chờ hàng của nhà cung cấp. Ngoài ra các công ty không nên phạt những nhà cung cấp nếu công ty yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng trong khi hàng hóa đang được sản xuất và thay đổi này buộc các nhà cung cấp phải trễ hạn giao hàng.

3. Đơn giá

Các công ty sử dụng đơn giá như là một phần của công thức tính giá bán hàng của họ. Khi tăng đơn giá cao hơn chi phí đơn vị trung bình, nó có thể cắt giảm tỷ suất lợi nhuận biên của sản phẩm. Ban thu mua thường ký hợp đồng giá cả cho một số hàng hóa và dịch vụ nhất định. Ví dụ, công ty “A” có một hợp đồng mua vật dụng ở mức 20 cent/vật dụng. Bộ phận thu mua thất bại trong việc mua một đơn đặt hàng cho 20.000 vật dụng trong thời gian đủ để có các vật dụng sẵn sàng cho sản xuất. Do đó các vật dụng được vận chuyển bằng đường hàng không từ cơ sở sản xuất tại Quảng Đông đến các nhà kho ở Alabama. Chi phí vận chuyển sản phẩm là 3.000 USD. Đơn giá của mặt hàng này không còn ở mức giá 20 cent/vật dụng, mà là 35 cent/ vật dụng. Để tính toán các chi phí cho đơn giá mới, cần thêm vào chi phí vận tải hàng ($ 3000) cộng với tổng số tiền của đơn hàng cũ, sau đó chia tổng giá trị của đơn hàng mới cho số lượng đơn đặt hàng cũ ($0.2×20000 + $ 3,000) / 20.000 = 0,35 $. Theo dõi chênh lệch đơn giá giúp các công ty hiểu và kiểm soát chi tiêu mua sắm của họ. Nguồn Theo Cloudjetsolutions