Quy trình thủ tục hàng tạm xuất tái nhập được chia thành 10 bước, chi tiết các bước như sau:

Bước 1 trong quy trình thủ tục hàng tạm xuất tái nhập

Cần lưu ý, chúng ta phải xác định thật rõ nhu cầu xuất đi. Vì hàng này yêu cầu phải tái nhập, nếu không sẽ rất lằng nhằng nếu xuất đi rồi mới phát hiện là hàng không cần tái nhập về.

Các nhu cầu mà theo kinh nghiệm của mình là nên làm theo loại hình này:

• Hàng cần đem đi qua nước ngoài sửa chữa (cần có hợp đồng sửa chữa)
• Hàng cần đem đi qua nước ngoài bảo hành (cần có hợp đồng mua bán có điều khoản bảo hành còn hiệu lực)
• Hàng cần đem đi triển lãm nhưng sẽ phải tái nhập về (phải có giấy mời, thư bảo lãnh, hợp đồng thuê mướn…-tùy theo trường hợp).
• Hàng đem đi cho đối tác nước ngoài thuê có thời hạn (phải có hợp đồng cho thuê – ghi rõ thời hạn thuê).
• Hàng đem qua nước ngoài kiểm tra, test, lấy mẫu phân tích (dạng này bạn phải chắc chắn phải tái nhập về nếu kiểm tra đạt / không đạt, test đủ tiêu chuẩn/ không đủ tiêu chuẩn…)

Bước 2 trong quy trình thủ tục hàng tạm xuất tái nhập

Sau khi xác định rõ là hàng làm theo dạng tạm xuất – tái nhập, phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như sau:

• Hợp đồng sửa chữa, hợp đồng bảo hành, hợp đồng thuê mướn…
• Commercial Invoice được cung cấp từ công ty XNK. Giá trị hàng hóa tùy theo các bạn cho, có thể là 100% giá trị nếu hàng mới mua chưa sử dụng mà bị lỗi hay hàng đem đi triển lãm, hoặc chỉ còn 10-20% giá trị ban đầu do có khấu hao sử dụng. Lưu ý là không nhất thiết giá hàng hóa phải cao hơn giá sửa chữa (trong trường hợp sửa chữa). Giải thích là do hàng hóa đã được khấu hao tài sản.
• Packing List
• Công văn xin tạm xuất – tái nhập
• Tờ khai xuất khẩu

Lưu ý là thời hạn tạm xuất phải chẵn. Ví dụ như 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, 1 năm 6 tháng… không có trường hợp 3 tháng 2 tuần 5 ngày.

Trong một vài trường hợp, hải quan sẽ yêu cầu trình giấy phép kinh doanh của công ty, nếu nhận thấy có dấu hiệu gian lận.

Thủ tục hàng tạm xuất tái nhập bước 3:

Book hãng tàu hay hãng hàng không để có chỗ để hàng xuất đi. Quy trình này cũng giống như hàng xuất bình thường.

Bước 4:

Làm thủ tục hải quan, nhớ là 100% sẽ phải kiểm hóa, và trên tờ khai, phải nêu rõ serial number hoặc model máy, hoặc một con số nào đó có trên hàng hóa. Vì lý do đưa ra là hải quan phải chắc chắn lúc nhập về là cái xuất đi này.

Bước 5:

Bước tiếp theo trong quy trình thủ tục hàng tạm xuất tái nhập: Thông quan, cho lên tàu, máy bay và xuất đi. Quy trình này cũng giống như quy trình hàng xuất bình thường.

Bước 6:

Theo dõi hàng hóa, làm việc với agency tại nước ngoài về việc giao nhận hàng hóa. Lúc này toàn bộ là làm việc bằng email, điện thoại… vì mình không thể qua nước ngoài theo dõi việc tạm nhập hàng hóa.

Ở bước này, lưu ý một điều quan trong, agency nào làm thủ tục tạm nhập vào nước họ, thì lúc tái xuất ra chúng ta phải báo chính agency đó làm. Vì theo quy định nhiều nước, chẳng hạn là Singapore, sẽ bắt buộc nếu 1 forwarder làm hàng tạm nhập mà không tái xuất sẽ phải chịu phí phạt và đóng 7% thuế GST.

Bước 7:

Đảm bảo thời gian tạm xuất luôn còn hạn hiệu lực, nếu thấy sắp đến hiệu lực mà hàng hóa chưa sửa chữa xong, hay thời gian thuê mướn được gia hạn thêm… thì bạn phải làm thủ tục gia hạn tờ khai tạm xuất.

Bộ hồ sơ cho quy trình này là:

• Tờ khai tạm xuất bản gốc (liên do người xuất khẩu giữ) + bản photo sao y
• Công văn xin gia hạn
• Hợp đồng sửa chữa, thuê mướn, bảo hành…
• Điều khoản, phụ lục có ghi gia hạn trong hợp đồng thuê mướn; hoặc email, công văn thông báo cần thêm thời gian sửa chữa, bảo hành, triển lãm…

Sau khi trình hải quan, hải quan tại chi cục mở tờ khai tạm xuất sẽ ghi vào tờ khai của các bạn là gia hạn đến bao lâu, có đóng dấu chữ ký đàng hoàng.

Bước 8:

Bước tiếp theo trong quy trình thủ tục hàng tạm xuất tái nhập – Giả sử như hàng hóa chúng ta đã xong việc, cần tái nhập về, đây là lúc quan trọng mà bạn cần chú ý. Một số điểm phải lưu ý như sau:

• Hàng hóa phải đúng là món chúng ta đem đi (cùng serial number, model hay thông số trên tờ khai tạm xuất) ⇒ có trường hợp gian lận bằng việc xuất đi hàng cũ, nhập về hàng mới.
• Giá trị hàng hóa sẽ không tính thuế, lúc xuất đi khai giá trị hàng hóa như thế nào thì lúc về cũng phải khai y chang. Nếu có khác biệt, các bạn phải chuẩn bị lý do giải trình.
• Sẽ tính thuế trong giá trị sửa chữa, giá trị cho thuê, bảo hành có phát sinh chi phí cũng sẽ tính thuế vào chi phí đó. Và thuế suất sẽ tính theo thuế suất hàng hóa đó.
• Hàng sẽ không chịu thuế VAT (điểm này quan trọng).

Sau khi xác định đầy đủ các yếu tố, các bạn liên hệ với forwarder nào làm tạm nhập hàng hóa bên nước ngoài, báo họ làm thủ tục tái xuất.

Book lịch tàu, lịch bay…Lấy B/L hay AWB khi hàng đã hoàn tất tái xuất và lên tàu đi về Việt Nam.

Bước 9 trong quy trình thủ tục hàng tạm xuất tái nhập

Làm thủ tục chào đón. Các bạn chuẩn bị bộ hồ sơ tái nhập như sau:

• Tờ khai nhập khẩu. Lưu ý ghi như tờ khai xuất, đảm bảo không bị bắt bẻ, dĩ nhiên sẽ có một vài điểm khác biệt. Invoice sẽ khác vì bây giờ sẽ là Invoice do đối tác nước ngoài gửi cho mình, bắt buộc Invoice này phải có giá trị hàng hóa. (có thể báo nước ngoài làm giá trị hàng như lúc mình làm). Cũng có thể khác ở số kiện, số kgs (nếu chứng minh được hàng cần lắp thêm phụ tùng vào). Phải có giá trị sửa chữa để làm căn cứ tính thuế. Lưu ý phải ghi rõ tái nhập cho tờ khai tạm xuất nào vào ô ghi chép khác.