QUY TRÌNH XUẤT KHẨU SẦU RIÊNG BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU SẦU RIÊNG BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1. Nhận và đánh giá P/O

PO là viết tắt của cụm từ Tiếng Anh là  Purchase order – có nghĩa là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng (PO) là xác nhận chính thức của đơn hàng. Đó là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến một nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng.

Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ và phải bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị hai bên mua bán đã đàm phán, cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc… Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.

Một số mẫu đơn đặt hàng thông dụng có thể xem xét như là:

Mẫu đơn đặt hàng: tải ngay  đơn-đặt-hàng-PO

Mẫu đơn đặt hàng bằng tiếng Anh: tải ngay đơn-đặt-hàng-tiếng-anh

Mẫu đơn đặt hàng song ngữ :tải ngay đơn-đặt-hàng-song-ngữ

Doanh nghiệp cần xác định những thông tin trên PO:

Thông thường, một đơn đặt hàng có các nội dung sau:

• Tên của bên bán, bên mua
• Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền
• Thời gian và điều kiện giao hàng
• Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán
• Chữ ký của bên bán và bên mua

2. Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương ( SALE CONTRACT)

Đây là khâu rất quan trọng và theo mình nó quan trọng nhất trong tất cả các bước làm xuất nhập khẩu. Vì nó quyết định đến lợi nhuận của công ty, thậm chí trong trường hợp khủng hoảng kinh tế như những năm 2008, người đi nhận hợp đồng và đàm phán hợp đồng quyết định đến “mạng sống” của một công ty. Vì trong giai đoạn này, hầu như công ty nào cũng làm ăn thua lỗ và giá hàng giảm về mức kỷ lục. Nếu bạn đàm phán lần đầu tiên với khách hàng thì công việc đàm phán hợp đồng là bước tạo uy tín và cơ sở đế khách hàng có làm việc với mình trong những lô hàng tiếp theo hay không.

Nội dung hợp đồng ngoại thương gồm:
– Các bên tham gia hợp đồng ( Bên A: người bán, bên B: người mua), người đại diện, địa chỉ và thông tin liên lạc.
– Điều khoản 1: Định nghĩa các từ ngữ dùng trong hợp đồng.
– Điều khoản 2: Phạm vi hợp đồng. Trong mục này ghi rõ trách nhiệm của bên bán và trách nhiệm của bên mua.
– Điều khoản 3: Giá trị hợp đồng. Ghi rõ lô hàng xuất theo điều kiện nào theo như các điều kiện incoterms, FOB hay CIF.
– Điều khoản 4: Điều kiện giao hàng, cảng load hàng, cảng chuyển tải, cảng dỡ hàng,….
– Điều khoản 5: Phương thức thanh toán.
– Điều khoản 6: Thuê tàu container hay tàu hàng lẻ.
– Điều khoản 7: Mua bảo hiểm
– Điều khoản 8: Kiểm tra hàng
– Điều khoản 9: Thời gian bảo hành, điều kiện bảo hành hàng hóa.
– Điều khoản 10: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Ngân hàng bảo lãnh hợp đồng và điều kiện bồi thường hợp đồng nếu làm không đúng.
– Điều khoản 11: Chấm dứt hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng không có nghĩa là một trong 2 bên vi phạm hợp đồng. Hợp đồng chấm dứt có thể đã hoàn thành công việc.
– Điều khoản 12: Trách nhiệm pháp lý các bên, phạt giao hàng chậm…
– Điều khoản 13: Trường hợp bất khả kháng mà 2 bên không thể thực hiện hợp đồng.
– Điều khoản 14: Sửa đổi hợp đồng. Bất kỳ hợp đồng nào sửa chữa hay bổ sung đều do người đại diện có pháp lý ký kết.
– Điều khoản 15: Trọng tài kinh tế. Trong phần này 2 bên thỏa thuận chọn trọng tài xử lý tranh chấp, địa điểm phân xử….
– Điều khoản 16: luật điều chỉnh hợp đồng. Luật này do nhà nước CHXHCN Việt Nam ban hành.
– Điều khoản 17: Thỏa thuận các điều kiện chuyển nhượng hợp đồng hay không chuyển nhượng hợp đồng.
– Điều khoản 18: Quy định ngôn ngữ dùng trong hợp đồng, thường là tiếng Anh hoặc song ngữ. Và hệ thống thang đo ( ví dụ m hay inche, Kgs hay Pound,..).
– Điều khoản 19: Toàn bộ hợp đồng, phần này giống như điều khoản chung của 2 bên

** Mẫu hợp đồng ngoại thương bằng tiếng Việt : tải ngay hợp-đồng-ngoại-thương-TV

** Mẫu hợp đồng ngoại thương bằng tiếng Anh : tải ngay sale-contract

3. Doanh nghiệp chuẩn bị hàng hóa 

Có 3 hình thức: Thu mua sầu riêng để xuất khẩu,  tự sản xuất xuất khẩu, Liên doanh liên kết để xuất khẩu.

Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch kiểm tra đóng gói sầu riêng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng và lên lịch đóng hàng.

4. Doanh nghiệp lựa chọn phương tiện vận tải

Thực hiện tra trên Web: Lichtau.vn để lựa chọn phương tiện vận tải phù hợp với thời gian khởi hành , tuyến hành trình,....

Tùy theo điều kiện thương mại ký trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp chỗ với công ty vận tải và chi phí vận quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán.

•       Nếu xuất CIF: 

Nếu công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển. Nghĩa là bạn phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển: thường là hãng tàu (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu

•      Nếu xuất FOB: 

Với điều kiện FOB, bạn chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngoài sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với hãng tàu.

Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho bạn thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với bạn lịch trình tàu phù hợp.

Theo kế hoạch đã thỏa thuận, người vận chuyển sẽ gửi Booking để bạn làm thủ tục kéo vỏ container đóng hàng.

Tải một số mẫu booking: các-mẫu-booking-của-hãng-tàu-lớn

5. Mượn cont rỗng, đóng hàng, chở về cảng

Bạn làm các bước công việc cụ thể dưới đây, hoặc cũng có thể thuê công ty dịch vụ logistics làm:

• Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng. Tùy theo hãng tàu mà có sự khác nhau về cách làm. Có hãng yêu cầu phải đem Booking lên văn phòng của họ để đổi ra lệnh cấp vỏ. Một số hãng cho phép chủ hàng in Booking ra rồi xuống thẳng bãi lấy vỏ (không cần đổi ra lệnh cấp vỏ). Hãng khác thì phải thêm bước gửi file Booking cho hãng tàu xác nhận lệnh cấp vỏ qua email, sau đó mới tới bãi chỉ định để nhận vỏ container.
• Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng
• Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal). Với hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (chẳng hạn kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải xin lại chì mới (mất phí).
• Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Lưu ý chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng ( VGM) . Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục)

Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

Mẫu giấy cược cont: tải ngay giấy-cược-cont

Mẫu container Packing list:tải ngay  container-packing-list

6. Đưa hàng ra cảng đợi xếp lên tàu

Công việc tiếp theo sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng là bạn phải cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được kết thúc khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.

7. Lập chứng từ

Bạn cần chuẩn bị các chứng từ sau:

- Tải ngay  Packing list 

- Tải ngay Commercial invoice

- Tải ngay Insurance Certificate

- Certificate of Origin (C/O) : FORM-CO-CÁC-LOẠI

- Phytosanitary certificate

8. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Các bạn có thể tải phần mền khai báo hải quan điện tử tại đây: ECUS5VNACCSSetup.exe

Tải tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mền tại : hướng-dẫn-sử-dung-ecuss

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sale contract )
• Hóa đơn thương mại ( Commercial invoice )
• Phiếu đóng gói ( Packing list )
• Insurance Certificate
• Certificate of Origin (C/O)
• Phytosanitary certificate

a. Mở tờ khai hải quan:

Để có thể mở được tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); tờ khai hải quan (2 bản); hợp đồng ngoại thương (bản sao); hóa đơn thương mại (invoice) và phiếu đóng hàng (packing list).

b. Đăng ký tờ khai:

Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng rơi vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.

c. Đóng phí:

Bạn phải tiến hành đóng phí làm thủ tục hải quan.

d. Lấy tờ khai:

Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).

e. Thanh lý tờ khai:

Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không. Xong bước này, container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.

f. Vào sổ tàu:

Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.

g. Thực xuất tờ khai hải quan:

Sau khi lô hàng đã được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice (1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu).

9. Tàu chạy, hãng tàu phát hành B/L

Tàu chạy thì hãng tàu phát hành vận đơn đường biển B/L cho người gửi hàng.

10. Gửi chứng từ cho người mua

Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.

11. Người mua thanh toán, nhận hàng

Trong bước này, người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hóa đơn thương mại (commercrial invoice); phiếu đóng gói (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp bạn thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo

12. Lưu hồ sơ

Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình xuất khẩu hàng hóa cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng. Để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại,…

Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm:

• Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
• Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
• Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
• Chứng từ vận tải, phiếu đống gói, tài liệu kỹ thuật,…
• Sổ sách, chứng từ kế toán.