SURENDERED BILL OFF LOADING

1. Surrender bill of lading là gì?

Surrendered Bill of lading (Surrendered B/L) được gọi là Vận đơn Xuất trình hay Vận đơn điện giao hàng, là một loại vận đơn khá đặc biệt trong giao nhận hàng hóa.

- Vì sao xuất hiện Surrender bill?

Original Bill of Lading – vận đơn gốc (bill gốc) là bill do hãng tàu hoặc Forwarder phát hành, dùng để chứng nhận shipper đã nhận hàng từ chủ hàng và giúp consignee đổi lấy lệnh giao hàng. Tuy nhiên, khi vận chuyển quốc tế, thời gian gửi bill gốc cho consignee sẽ khá lâu và dẫn đến tình trạng hàng đến trước bill, khi đó consignee sẽ không được nhận hàng. Vì thế, Surrender Bill đã ra đời để mang đến một quy trình nhanh gọn hơn

Surrender bill of lading là bill có form và nội dung giống với bill gốc để giúp quy trình nhận hàng diễn ra nhanh hơn. Surrender Bill đi kèm với Telex Release là điện giao hàng nhằm giúp consignee chứng minh mình là chủ hàng mà không cần có bill gốc. Surrender Bill có tác dụng như sau:

– Giúp consignee nhận hàng từ shipper trong trường hợp bill gốc chưa đến kịp với consignee

– Khi shipper và consignee đã làm việc với nhau nhiều lần (có thể là các chi nhánh của nhau), có sự tin tưởng và không cần sử dụng đến bill gốc.

2. Quy trình làm Surrendred bill

Thông thường, hàng hóa sẽ được giao khi chủ hàng xuất trình 1 Bill gốc (ký hậu, nếu có) và thanh toán các chi phí liên quan cho hãng tàu tại điểm đến.

Vì một số lý do như thời gian hành trình vận chuyển ngắn nên việc chuẩn bị chứng từ không kịp hoặc do thỏa thuận cuối cùng giữa người mua và người bán về việc nhận hàng thuận lợi tại cảng đến không cần xuất trình Bill gốc, chủ hàng có thể yêu cầu các hãng tàu giao hàng tại cảng đến không cần Bill sau khi đã xuất trình bộ Bill gốc tại bất kỳ văn phòng nào của hãng tàu ngoài cảng đến (thường là cảng xếp hàng) và thanh toán mọi chi phí liên quan.

Văn phòng của hãng tàu tại nơi nhận Bill gốc sẽ gửi xác nhận việc thực hiện này cùng với chi tiết lô hàng cho văn phòng của hãng tàu tại cảng đến. Như vậy Bill gốc đã được surrendered.

Nếu Bill gốc đã được phát hành thì phải trả lại bill gốc thì mới được Surendered thì quy trình làm Surrendred bill như sau:

– Đem bộ bill gốc gồm 3 bản chính đến hãng tàu trả lại hãng tàu.

– Đóng phí Surrendred Bill cho hãng tàu

– Hãng tàu thực hiện huỷ bộ bill gốc và in bộ bill khác giống như bản copy rồi đóng dấu có chữ SURRENDRED in đậm thường màu xanh hoặc màu đỏ.

– Hệ thống hãng tàu tại Việt Nam (nơi gởi) sẽ gọi điện telex release (nơi nhận) giải phóng hàng cho người nhận.

– Cuối cùng, gửi bản Surrendred Bill cho người người nhập khẩu. Bộ bill surrendred nội dung chẳng khác gì so với bill gốc cả, chỉ khác là không có chữ ký Original từ hãng tàu. Bạn có thể tưởng tượng như 3 bản copy đóng dấu SURRENDRED lên.

Trong trường hợp B/L gốc chưa được phát hành, chủ hàng sẽ ghi chú “Surrendered B/L“ khi gởi chi tiết làm B/L cho hãng tàu tại cảng đi và việc thông báo từ hãng tàu cho văn phòng tại cảng đến cũng giống như đã nêu trên. Surrendered B/L linh hoạt vì thủ tục nhanh, bản email/fax cũng nhận được hàng. Người nào có surrender bill coi như người đó có quyền nhận hàng hóa. Vì vậy chỉ áp dụng khi thật sự cần hàng gấp, bên bán và bên mua thực sự tin tưởng nhau.

3. Lưu ý cho người xuất khẩu (XK) khi sử dụng Surrendered B/L

Trước khi thả hàng, người XK phải kiểm tra việc thanh toán của người NK (nếu thoả thuận phải thanh toán trước khi thả hàng). Ngược lại, người NK phải tiến hành thanh toán đúng hẹn cho người XK, phòng trường hợp hàng đến rồi, mà việc thanh toán chưa hoàn thành, người XK không thả hàng, người NK không lấy được hàng, phát sinh phí demurrage, người NK phải gánh.

Khi dùng Surrendered B/L, nguyên tắc làm việc của hãng tàu là chỉ thả hàng khi nào có lệnh của người XK. Tuy nhiên, một vài hãng tàu không uy tín, có thể làm trái điều này bằng cách thông đồng với người NK, thả hàng ra cho người NK (bất chấp có lệnh thả hàng từ người XK hay chưa). Dù trường hợp này rất ít xảy ra nhưng để an toàn khi dùng Surrendered B/L, người XK nên giành được quyền thuê tàu là hay nhất. Lúc đó, tiếng nói của người XK với hãng tàu càng mạnh mẽ hơn.