SURRENDERED BILL OF LADING VẬN ĐƠN XUẤT TRÌNH

1. Surrendered Bill of Lading là gì?

Đây là loại vận đơn thông thường, chỉ khác là khi ký phát vận đơn, người vận chuyển hoặc đại lý tàu đóng thêm dấu “đã nộp vận đơn” (surrendered) lên vận đơn và thu hồi vận đơn đồng thời thông báo cho đại lý tàu tại cảng đích biết để đại lý trả hàng cho người nhận mà không cần thu hồi vận đơn gốc. Việc thông báo này thường thể hiện qua hình thức một văn bản (được truyền đi bằng telex, email, fax) gọi là “Telex release – Điện giao hàng”. Trong trường hợp B/L gốc chưa được phát hành, hãng tàu sẽ phát hành 1 chứng từ có ghi chú “Express Release –Trả hàng ngay” và thông báo cho đại lý tại cảng đến theo cách như trên. Trên mặt Express Release thường có ghu chú thêm “No Original Required”.

Surrender B/L:

 - Thường chỉ là 1 bản in ra từ hệ thống của hãng tàu, sau đó cộp lên chữ “Surrender” - Giúp khắc phục tình trạng vận đơn đến chậm và giúp tiết kiệm chi phí gửi vận đơn gốc.

- Có thể khống chế hàng nếu việc thanh toán của mình có trục trặc bằng cách yêu cầu hãng tàu hold hàng vì với loại vận đơn này hãng tàu/fw sẽ dùng thêm một điện telex gửi cho đại lý của mình confirm release hoặc không release hàng cho khách.

- Surrender B/L sẽ giúp người gửi hàng và người nhận hàng dễ dàng hơn trong việc giải phóng hàng. Thông thường nếu shipper làm Surrender B/L, họ sẽ phải tốn một khoản phụ phí vận tải biển, phụ phí này thường nằm trong khoảng telex release fee

- Thủ tục làm Surrender B/L thường đơn giản và nhanh chóng hơn BL gốc khá nhiều nên được nhiều doanh nghiệp chọn lựa.

2. Tại Sao Surrendered Bill Lại Được Sử Dụng?

Với những lô hàng lớn đòi hỏi việc xếp dỡ cũng như hoàn thành bộ chứng từ mất rất nhiều thời gian, trong khi hàng cần nhận gấp thì Surrendered là một giải pháp hoàn hảo cho cả người bán và người mua hàng: Người mua hàng có thể nhận hàng hóa nhanh chóng và giảm rủi ro về chi phí lưu kho khi hàng hóa về đến cảng nhưng bên mua chưa nhận được bộ chứng từ gốc kịp thời để giải phóng hàng, người bán có thể duy trì mối quan hệ tốt với bên mua của mình.

Tuy nhiên loại bill này cũng có nhược điểm là tốn chi phí, phải làm vớ những người thật sự tin tưởng và có phương thức thanh toán rõ ràng. Tránh trường hợp hàng đã release nhưng tiền thì chưa nhận. Để khắc phục nhược điểm này, có một số hãng tàu làm seaway không tốn phí.

3. Quy trình làm Surrendred Bill of Lading

Thông thường, hàng hóa sẽ được giao khi chủ hàng xuất trình 1 Bill gốc (ký hậu, nếu có) và thanh toán các chi phí liên quan cho hãng tàu tại điểm đến.

Vì một số lý do như thời gian hành trình vận chuyển ngắn nên việc chuẩn bị chứng từ không kịp hoặc do thỏa thuận cuối cùng giữa người mua và người bán về việc nhận hàng thuận lợi tại cảng đến không cần xuất trình Bill gốc, chủ hàng có thể yêu cầu các hãng tàu giao hàng tại cảng đến không cần Bill sau khi đã xuất trình bộ Bill gốc tại bất kỳ văn phòng nào của hãng tàu ngoài cảng đến (thường là cảng xếp hàng) và thanh toán mọi chi phí liên quan.

Văn phòng của hãng tàu tại nơi nhận Bill gốc sẽ gửi xác nhận việc thực hiện này cùng với chi tiết lô hàng cho văn phòng của hãng tàu tại cảng đến. Như vậy Bill gốc đã được surrendered.

Nếu Bill gốc đã được phát hành thì phải trả lại bill gốc thì mới được Surendered thì quy trình làm Surrendred bill như sau:

– Đem bộ bill gốc gồm 3 bản chính đến hãng tàu trả lại hãng tàu.

– Đóng phí Surrendred Bill cho hãng tàu

– Hãng tàu thực hiện huỷ bộ bill gốc và in bộ bill khác giống như bản copy rồi đóng dấu có chữ SURRENDRED in đậm thường màu xanh hoặc màu đỏ.

– Hệ thống hãng tàu tại Việt Nam (nơi gởi) sẽ gọi điện telex release (nơi nhận) giải phóng hàng cho người nhận.

– Cuối cùng, gửi bản Surrendred Bill cho người người nhập khẩu. Bộ bill surrendred nội dung chẳng khác gì so với bill gốc cả, chỉ khác là không có chữ ký Original từ hãng tàu. Bạn có thể tưởng tượng như 3 bản copy đóng dấu SURRENDRED lên.

Trong trường hợp B/L gốc chưa được phát hành, chủ hàng sẽ ghi chú “Surrendered B/L“ khi gởi chi tiết làm B/L cho hãng tàu tại cảng đi và việc thông báo từ hãng tàu cho văn phòng tại cảng đến cũng giống như đã nêu trên. Surrendered B/L linh hoạt vì thủ tục nhanh, bản email/fax cũng nhận được hàng. Người nào có surrender bill coi như người đó có quyền nhận hàng hóa. Vì vậy chỉ áp dụng khi thật sự cần hàng gấp, bên bán và bên mua thực sự tin tưởng nhau.