TÌM HIỂU VỀ INVOICE TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

1. Invoice là gì?

Hóa đơn hay Invoice là chứng từ thương mại do ngươi bán lập để xác nhận giao dịch mua bán giữa hai bên. Đây là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng trong các tờ khai hải quan và ngoại thương để doanh nghiệp tiến hành việc thanh toán, khai thuê hay làm thủ tục hải quan cho hàng hóa của mình. Tên đầy đủ của Invoice là Commercial Invoice, viết tắt là CI. Thông thường, Invoice sẽ được phát hành với 1 bản gốc và 2 bản sao, và không giới hạn số lượng bản gốc ở nhiều quốc gia. Đây là hóa đơn thực sự cần thiết trong quá trình nhập khẩu và dùng để khai báo hải quan theo đúng yêu cầu của người mua.

2. Phân biệt Invoice, Bill và Receipt

- Invoice là hóa đơn / biên lai thanh toán được sử dụng trong các thủ tục chính thức, trong đó Invoice liệt kê từng sản phẩm hoặc dịch vụ và giá của hàng hóa / dịch vụ mà người mua cần thanh toán. Invoice do người bán xuất cho người mua đã thỏa thuận. Ngoài việc liệt kê hàng hóa và giá cả, còn có các thông tin chi tiết khác trên Invoice (số cục thuế của công ty (mã số thuế), ngày tới hạn thanh toán,...).

- Bill được gọi là hóa đơn thanh toán. Bill yêu cầu thanh toán các khoản phí dịch vụ mà bạn đang sử dụng hoặc đang , như điện, gas, internet, nước,…

- Receipt hoàn toàn khác với Bill và Invoice, Receipt là một biên lai, được dùng làm bằng chứng thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn sử dụng (các biên lai nộp phạt, biên lai đóng tiền,…).

3. Phân loại: 

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là hóa đơn mà người bán gửi cho người mua cùng với các chứng từ (vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, bảng kê đóng gói …) để người mua thanh toán. Hóa đơn này đóng vai trò rất quan trọng trong các giao dịch xuất nhập khẩu.

- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): là hóa đơn được gửi cùng với lô hàng để mô tả các điều kiện bán hàng, chẳng hạn như giá cả, số lượng, số lượng và chất lượng của hàng hóa phải thanh toán. Tất nhiên, hóa đơn tạm thời không phải là hóa đơn thực.

- Hóa đơn chính thức (Final Invoice): là hóa đơn cuối cùng được gửi cho bên mua dịch vụ để thanh toán. Hóa đơn chính thức bao gồm danh sách chi tiết các sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp, chi phí, ngày đến hạn và phương thức thanh toán.

- Hóa đơn chi tiết: là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết của hàng hóa khi có nhiều loại mặt hàng, nhiều chủng loại,…

- Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice): là hóa đơn do Phòng Thương mại và Công nghiệp ký xác nhận xuất xứ hàng hóa.

- Hóa đơn tập trung (Neutral Invoice): là hóa đơn dùng cho các giao dịch mua bán qua trung gian hoặc tạm nhập tái xuất mà người bán thực tế không muốn ghi tên trên hóa đơn. Họ sẽ sử dụng hóa đơn do người khác phát hành.

- Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice): là hóa đơn đã được chứng nhận bởi lãnh sự quán ở quốc gia của người mua và đang làm việc tại quốc gia của người bán. Đặc biệt hóa đơn lãnh sự có thể thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

- Hóa đơn hải quan (Customs Invoice): là hóa đơn tính giá trị của hàng hóa, giá được tính dựa trên thuế hải quan và lệ phí hải quan. Hóa đơn là chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu.

4. Invoice bao gồm những gì? Invoice là chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, gồm các thông tin sau:

- Thông tin, tên và địa chỉ của người mua và người bán.

- Số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn. Nếu không có hai thông tin này thì khi sử dụng ở Việt Nam. Khai báo hải quan là không thể.

- Thông tin về hàng hóa vận chuyển: tên mặt hàng, kiểu máy, năm sản xuất, hàng mới hay hàng đã qua sử dụng,…

- Nước sản xuất sản phẩm vận tải

- Mã HS (nếu có)

- Các điều kiện đã thỏa thuận

- Đơn giá và tổng giá trị hóa đơn

Commercial invoice cần được đóng dấu và ký xác nhận của người bán để xác nhận tính xác thực.

5. Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice được tạo ra để làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. Với mục đích chính là xác nhận về nghĩa vụ thực hiện của hai bên là người bán giao hàng cho người mua, và người mua có trách nhiệm thanh toán cho người bán toàn bộ số tiền ghi trên hóa đơn.

Ngoài ra, hóa đơn còn có thêm thông tin về số tiền người mua cần thanh toán, cũng như một số điều kiện kèm theo hàng hóa, điều khoản thanh toán, số lượng hàng hóa. Các thông tin này được ghi lại đầy đủ và chi tiết là cơ sở để hai bên thực hiện nghĩa vụ mua bán của mình.

6. Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại:

- Người bán hàng cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không phải chịu thuế nên không ghi vào trên hóa đơn.

- Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu.

- Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuất khẩu để sản xuất ra hàng hóa không được thể hiện trong hóa đơn.

- Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chi phí giá thực thu của hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại.

- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể thực hiện số tiền chiết khấu.

- Người chiết khấu bán hàng đơn giá giao hàng (giá gắn với một điều kiện giao hàng nào đó ví dụ như CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi những chi phí tiếp theo sau.

- Người giao hàng ghi trên hóa đơn người nhập khẩu là người mua hàng nhưng trên thực tế người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bên chỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc làm trung gian của mình.

- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại,…